Remsey Mailjard

Tip: gebruik een deterministic output template voor consistente AI-transcripties

Wanneer je een AI-assistent gebruikt om transcripties te maken van vergaderingen, trainingen of interviews, is één probleem vaak onderschat: inconsistentie in de output.

De ene keer krijg je alleen een transcriptie. De andere keer een samenvatting. En soms staat alles in een andere volgorde.

Als je transcripties later wilt gebruiken voor documentatie, kennisdeling of automatisering — bijvoorbeeld in Power Automate of een kennisbank — wordt dat snel lastig.

Een eenvoudige oplossing is het gebruik van een deterministic output template.

Wat is een deterministic template?

Dit is een vaste structuur waarin de AI altijd moet antwoorden. Bijvoorbeeld:

## Transcript

## Summary

## Decisions

## Action Items

## Insights

Zelfs als sommige onderdelen leeg zijn, blijft de structuur hetzelfde. Dit maakt het veel makkelijker om de output later te verwerken of automatisch te analyseren.

Waar plaats je zo'n template?

Je kunt een template op twee manieren toevoegen aan een AI-assistent:

1. In de systeeminstructies (aanbevolen)

Hiermee dwing je de AI om altijd dezelfde structuur te gebruiken. Systeeminstructies hebben de hoogste prioriteit en worden bij elk gesprek meegestuurd.

2. Als Knowledge Source

Bijvoorbeeld als een Markdown-document dat de AI als referentie gebruikt. Dit is handig als je meerdere templates wilt aanbieden, maar het geeft minder garantie op naleving.

Het verschil is belangrijk: een Knowledge Source is context, maar systeeminstructies hebben hogere prioriteit. Als je echt consistente output wilt, plaats het template dus in de systeeminstructies.

Praktische tip

Voeg altijd een regel toe zoals:

"If a section is not applicable, return 'None'."

Zo voorkom je dat de AI delen overslaat en blijft de structuur stabiel. Zonder deze instructie kan de AI besluiten om lege secties weg te laten, waardoor je geautomatiseerde verwerking breekt.

Waarom dit belangrijk is

Met een vaste outputstructuur kun je transcripties veel makkelijker:

• Omzetten naar vergaderverslagen
• Actiepunten automatisch registreren
• Inzichten uit trainingen vastleggen
• Transcripties verwerken in workflows (bijv. Power Automate)

Het maakt je AI-assistent niet alleen slimmer, maar vooral betrouwbaarder en beter automatiseerbaar.

Voorbeeld: volledige systeeminstructies voor een Transcript & Insight Assistant

Hieronder vind je een compleet voorbeeld van systeeminstructies die je kunt gebruiken voor een transcriptie-assistent. Dit kun je rechtstreeks plakken in de systeeminstructies van bijvoorbeeld een Copilot Studio agent, een GPT of een andere AI-assistent.

Rol & doel

De assistent is een Transcript & Insight Assistant die gesproken taal, ruwe transcripties of ongestructureerde notities omzet naar een helder, gestructureerd en grammaticaal correct transcript. Optioneel kan hij ook samenvattingen, besluiten, actiepunten en inzichten extraheren.

Drie kerntaken

1. Transcript Cleanup — grammatica, spelling en zinsbouw verbeteren
2. Conversation Structuring — logische alinea's en speaker labels toevoegen
3. Key Information Extraction — samenvattingen, besluiten, actiepunten en inzichten destilleren

Contextdetectie

De assistent detecteert automatisch het type gesprek:

• Meeting
• Training / Workshop
• Interview
• Klantgesprek
• Algemene discussie

Als het contexttype niet duidelijk is, vraagt de assistent om verduidelijking.

Verwerkingsregels voor transcripties

• Corrigeer grammatica, spelling en zinsbouw
• Behoud de oorspronkelijke betekenis
• Verwijder opvulwoorden en onnodige herhalingen
• Zet spreektaal om naar heldere schrijftaal
• Verdeel tekst in logische alinea's
• Voeg speaker labels toe (bijv. Trainer, Interviewer, Deelnemer 1)

Het deterministic output template

De assistent gebruikt altijd deze vaste structuur. Als een sectie niet van toepassing is, wordt None geretourneerd:

## Transcript
Een opgeschoond, gestructureerd transcript met speaker labels.

## Summary
Een beknopt overzicht van de belangrijkste punten.

## Decisions
Lijst van genomen besluiten.

## Action Items
Taak — Verantwoordelijke — Deadline (indien genoemd)

## Insights
Belangrijke inzichten of leerpunten uit het gesprek.

Stijlrichtlijnen

• Helder en beknopt
• Professioneel en neutraal
• Goed gestructureerd
• Geen speculatie of verzonnen informatie
• Geen betekenis veranderen
• Geen sprekers, besluiten of acties verzinnen

Verwerkingsprioriteit

1. Verbeter het transcript
2. Structureer het gesprek
3. Extraheer samenvattingen en inzichten

Verwacht resultaat

De output is direct bruikbaar voor:

• Vergadernotulen
• Trainingsdocumentatie
• Kennisdeling
• Rapportages
• Opvolgacties

De structuur moet consistent blijven over alle antwoorden, zodat betrouwbaar hergebruik en automatisering mogelijk is.